독서이야기/업무
[보고서의 법칙_백승권] 을 읽고,
한국에서 직장 생활을 하다 보니, '보고서'를 쓸 일이 많아졌다.
싱가폴에서 근무를 할 때는 1주일에 1번 정도 보고서를 썼는데, 주로 워드 파일로 작성을 했었다. 보고서라고 하더라도 시황 조사를 위한 리서치 내용을 정리하는 수준에 그치는 것이 전부였다. 하지만, 한국 직장으로 이직을 하게 되면서 업무의 대부분을 보고서 작성을 위한 시간으로 보내고 있다. 게다가 전 직장에서는 거의 쓸 일이 없었던 파워포인트로 보고서를 작성하다 보니, 마치 손에 맞지 않는 국보를 들고 전쟁에 나가는 기분이다.
보통 연말에는 업무량이 줄어들게 마련인데, 올해 2022년에는 대표님께서 주신 숙제들이 있어 보고서를 쓰는 스킬이 더더욱 필요한 시기이다. 올 한해 보고서와의 싸움이라고 하더라도 과언이 아닌데, 왠일인지 이번 보고서는 시작부터 끝까지 어떻게 작업을 해야할 지 도무지 감이 잡히지 않았다. 그동안 선배들이 해줬던 조언은
'보고서도 많이 쓰다 보면 실력이 는다.' 라는 말이다.
맞는 말이다. 세상 모든 일은 경험이 가장 좋은 영양분일 것이다. 하지만, 지금 당장 경험을 많이 쌓기란 시간이 부족함으로 일단 보고서와 관련된 책들을 읽어 보았고, 그 중에 가장 도움이 되고 있는 책이 바로 '보고서의 법칙' 이라는 책이다.
아래는 이 책에서 내가 중요하다고 생각되는 구절들이다.
- 보고서는 '더듬이'이다.
- 개요 → 추진 배경 → 현황/문제점 → 해결방안 → 기대효과 → 조치사항
- 직관적인 표현을 써야 한다.
- 반드시 구두로 이야기해야 할 내용이라면 당연히 'OPR(open page report)' 에 포함되어야 한다.
- 핵심에서 비켜난 내용을 나열하는 것이 문제이다.
- 별다른 설명없이 표와 그래프만 나열하면 이해하기 어렵다
- 의사결정권자 중심으로 써라 → 철저히 수용자의 입장에서 생각하고 행동하라
- '더반의 기적' 이라 불리는 프리젠테이션
- 사장이 알고 싶은 순서가 중요하다
- 업무의 과정에서 내가 어떻게 일했는가는 별로 중요하지 않다.
- 중요한 건 어떤 일을 하고 나서 이런 정보를 얻었다는 것이다.
- 무엇을 남길 것인가?
- 단단익선, 짧을수록 좋다.
- 최대한 짧은 분량에 핵심을 담으라
- 핵심의 법칙
- 용건(결론/주장) → 이유/근거 이 순서로 써라
: 이런 방법을 '논증요약'이라고 한다. - 글에서 핵심을 추출한 뒤 남는 부분을 참고로 넘겨라
- 전체 텍스트를 읽지 않고도 핵심을 전달할 수 있어야 한다.
- 추상화나 개념화 일변도로 흐르지 않아야 한다. → 예시를 언급할 필요가 있다.
- 항상 추상이나 개념어를 쓸 땐, A,B,D 등 무엇이라는 표현으로 하는 것이 좋다.
- 직관성을 높이기 위해 적절한 부호를 사용하는 것이 좋다.
- 마이크로한 단세포형 지시는 결국 여러 차례의 시행 착오를 만든다.
- 우리는 다름 사람의 글을 끝까지 읽지 않는다.
- 미괄식으로 전개하면 보고서의 초점이 어디에 맞춰진 것인지 헷갈릴 수 밖에 없다.
- 보고서를 읽는 상관이나 의사결정권자는 보고 내용을 이해하고 판단하는데 긴 시간과 많은 노력이 드는 걸 원하지 않는다.
- 업무 글쓰기의 최고 미덕은 정확성과 효율성이다.
- 글을 퇴고할 때는 ① 육하원칙 ② 숫자 ③ 고유명사 ④ 오감 을 명심해라
: 단숨에 글을 좋아지게 만드는 방법이다. - 통계 : 포인트를 잡아 이해하기 쉽게 설명할 수 있어야 한다.
- 통계는 직관성과 설득력을 높여준다.
- 하지만 표와 그래프를 지나치게 많이 넣으면 고역이다.
- 중요한 통계 한 두개 정도만 표와 그래프로 처리하는 것이 바람직하다
- 포인트를 잡고 제대로 설명해야 한다.
: FiReMe' 방식을 명심하자 Fishing, Reasoning, Message - 보고서의 시작에는 반드시 '설득력 있는' 방향성을 제시하여야 한다.
이 보고서에서 다루는 이슈의 용건, 핵심을 먼저 다루어야 한다. - 보고서의 마지막에는 기대효과나 조치 사항 등이 언급되어야 한다.
추가로 읽어야 하는 책들
사이먼 사이넥 : 나는 왜 이 일을 하는가?
하워드 진 : 오만한 제국
백승권 : 글쓰기가 처음입니다.
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